Besprechungen reduzieren & produktiver gestalten
Kennen Sie das: Sie haben das Gefühl nur noch von Meeting zu Meeting zu hasten. Ihre eigentlich Arbeit bleibt immer wieder liegen. Sie schaffen es gerade noch so, ein Meeting vorzubereiten. Wenn Sie denn überhaupt etwas zu dem Thema beizutragen haben. Die mitgenommenen To-Do’s können Sie aber gar nicht abarbeiten, da Sie schon wieder in der nächsten Besprechung sitzen.
Woran liegt es, dass wir uns in vielen Meetings so langweilen und das Gefühl haben, dass die Diskussionen so unproduktiv sind? Ich selbst werde dann innerlich immer ganz kribbelig, vor allem wenn ich an meinen Schreibtisch und alle die Arbeit, die auf mich wartet, denke.
Meine Meinung ist: In den meisten Besprechungen sitzen einfach zu viele und oftmals die falschen Menschen. Um niemanden zu übergehen und politisch korrekt zu handeln, werden Kollegen eingeladen, die inhaltlich aber keinen Beitrag leisten können. Sie bringen keinen Mehrwert, sondern langweilen sich entweder als Zuschauer oder Zuhörer oder fangen überflüssige Diskussionen an. Oder fordern langwierige Erklärungen, da Sie den Sachverhalt nicht kennen oder nicht verstehen.
Wie viele Mannstunden könnte man einsparen, wenn man kurz und produktive Treffen abhalten würde? Wäre die Hälfte der Kollegen nicht bereits genug? Könnten man sich die Beantwortung sinnloser Fragen sparen? Würden sich dann nicht aus die Diskussionen weniger im Kreise drehen?
Wie können wir als dafür sorgen, dass das nächste Meeting effektiv und produktiv von Statten geht?
Vorbereitung einer produktiven Besprechung
- Thema – Was soll besprochen werden? Warum setzen wir uns zusammen?
- Ziel – Was wollen wir erreichen? Wie wollen wir das Ziel erreichen?
- Zeit – Wie lange brauchen wir?
- Ort – Macht es vielleicht Sinn stehen zu bleiben? Einfach sich vor einem Board oder Flipchart zu stehen?
- Teilnehmer – Wer kann einen substanziellen Beitrag leisten? Machen vielleicht vier kurze Besprechungen mit weniger Menschen Sinn?
Durchführung der Besprechung
- Pünktlich anzufangen (wer zu spät kommt, setzt sich leise dazu ohne die anderen zu stören)
- einen klaren Endzeitpunkt, der eingehalten wird, zu vereinbaren
- einen Moderator, der unnötige Diskussionen unterbricht, zu bestimmen &
- sich inhaltlich auf das Meeting vorzubereiten.
Das sind genau die Besprechungen, die ich liebe. Kurz, knackig, keine unnötigen Diskussionen, Verteilung der Aufgaben und jeder kann dann seine Zeit bei der Umsetzung der offenen To-Do’s „verschwenden“.
Und wenn Sie dann noch das Protokoll live am Bildschirm mitschreiben, kann jeder Teilnehmer direkt seine Freigabe für das Dokument erteilen. Auch das spart Zeit und Geld im Nachhinein. Keiner muss mehr ein Protokoll erstellen, aus Notizen, die man zwei Tage später kaum noch versteht. Auch sind kein Korrekturlesen und Freigaberunden mehr notwendig.
Wir protokollieren natürlich immer direkt live in unserer Wissensplattform WIKIpro. So können wir das intrinsische Wissen direkt digital festhalten. Das Wissen aus dem Kopf der Mitarbeiter noch nebenbei gleich festgehalten … schneller und einfach geht es nicht mehr!
Probieren Sie es doch einfach auch Mal aus. Viel Erfolg!
Ihre Anne von Brockhausen
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