Die nachstehende Struktur habe ich mir als Vorlage Managementreview abgespeichert. Mit dem Aufbau meines alten Managementjahresberichts war ich irgendwann selbst überfordert. Alle Themen wiederholten sich gefühlt dreimal. Ich hatte auch immer das Gefühl, dass die Kunden und der externe Auditor genauso erschlagen waren. Mal wieder ein Dokument, dass ich selbst nicht gerne las.
Außerdem habe ich einige Punkte integriert, die ich früher (vor allem in kleinen Unternehmen) in separaten Dokumente erfasst hatte. Dies war für mich aber eine Herausforderung, da ich am Ende zahlreiche Dokumente geöffnet hatte. Ich kam regelmäßig durcheinander und kontrollierte gefühlt 100 Mal, ob ich auch wirklich alles ausgefüllt hatte.
Außerdem habe ich in den Zertifizierungsaudits nach der ISO 9001:2015 festgestellt, dass die Auditoren die Geschäftsleitung deutlich mehr zu strategischen Themen befragen. Um die Unternehmensleitung besser vorzubereiten, spreche ich anhand dieser Struktur nun mit allen Kunden diese Punkte vorab detailliert durch. Mit der neuen Vorlagen Managementreview kann man aber vor allem mit der Geschäftsleitung besser Punkt für Punkt die To-Do’s abarbeiten. Aus diesem Grunde strukturiere ich meine Berichte jetzt wie folgt:
Präambel
- Kurze Einführung
- Teilnehmerkreis
Teil 1 – Analyse des vergangenen Jahres
- Generelle Marktveränderungen im vergangenen Jahr
- Rückmeldungen interessierter Parteien
- Status ergriffener Maßnahmen
- Überwachungen & Messungen
- Soll-Ist-Vergleich der Qualitätsziele
Teil 2 – Bewertung des vergangenen Jahres
- Kundenzufriedenheit
- Rechtssicherheit
- Risikovermeidung
- Chancenverwendung
- Zielerreichung
- Lieferantenqualität
- Dienstleisterqualität
- Prozessorientierung & -umsetzung
- Verantwortlichkeiten/Schnittstellen
- Ressourcenbereitstellung
- Qualifizierungsgrad
- Nachweispflicht
- Fehlerkultur
Teil 3 – Planung des kommenden Jahres
- Chancen zur fortlaufenden Verbesserung & Unternehmensentwicklung
- Planung weiterer Ressourcen
- Interne & externe Audits
- Qualitätsziele 20xx
TEIL 4 – Bestätigung der Wirksamkeit
Die Unternehmensführung kann anhand der im Bericht aufgeführten Daten, die analysiert und bewertet wurden, die Wirksamkeit des bestehenden QMS bestätigen.
Unterschrift Unternehmensleitung
Was halten Sie von dem Grundgerüst? Haben Sie noch weitere Themen, die aufgenommen werden müssten?
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
Ihre Anne von Brockhausen
PS: Wenn Sie weitere Tipps & Tricks für Ihr Managementsystem (nach der DIN EN ISO 9001:2015) erhalten wollen, melden Sie sich gerne hier in unserem Newsletter an. Die Vorlage Managementjahresbericht ist außerdem in unserem Vorlagenpaket ISO 9001:2015 enthalten.