10 Tipps für interne Kommunikation die Mitarbeitende begeistert

Warum interne Kommunikation über Erfolg oder Misserfolg entscheidet

Kennst du das? Wichtige Informationen versickern irgendwo zwischen Abteilungen, E-Mails werden übersehen und in Meetings reden alle aneinander vorbei. Die Folge: Frust, Missverständnisse und teure Fehler.

Dabei ist die interne Kommunikation der unsichtbare Klebstoff, der dein Unternehmen zusammenhält – oder eben nicht. Nach 14 Jahren Beratungserfahrung kann ich dir versichern: Selbst die besten Prozesse scheitern, wenn die Kommunikation nicht stimmt.

In diesem Artikel erfährst du:

• Warum klare Kommunikationsstrukturen entscheidend für den Unternehmenserfolg sind
• Wie du Hol- und Bringschulden in deiner Organisation definierst
• 10 praxiserprobte Tipps, mit denen du deine interne Kommunikation revolutionierst
• Wie Microsoft Teams und SharePoint deine Kommunikationsprozesse optimieren

Lass uns eintauchen – denn mit diesen Strategien sparst du nicht nur Zeit und Nerven, sondern schaffst auch eine Unternehmenskultur, in der sich Mitarbeitende wirklich verstanden fühlen.

Die unsichtbare Ursache für 80% aller Prozessfehler

Hand aufs Herz: In den meisten Unternehmen ist nicht klar geregelt, wer wann welche Informationen an wen liefern soll (Bringschuld) und welche Informationen man sich aktiv beschaffen muss (Holschuld).

Ein Beispiel aus meiner Beratungspraxis:

Ein mittelständischer Produktionsbetrieb wurden alle Prozesse perfekt in SharePoint dokumentiert. Trotzdem kam es immer wieder zu Engpässen in der Lieferkette. Die Ursache? Die Schnittstelle zwischen Einkauf und Produktion basierte ausschließlich auf Holschuld. Die Produktion wartete auf Informationen, die der Einkauf längst hatte – aber niemand wusste, wann und wie diese Information fließen sollte.

Die Lösung war überraschend einfach: Wir entwickelten eine strukturierte Mischung aus Hol- und Bringschuld, klar definiert für jeden Prozessschritt. Diese wird jetzt jährlich auf notwendige Veränderungen überprüft.

10 Tipps für eine interne Kommunikation, die begeistert

1. Definiere klare Kommunikationsregeln

Lege fest, welche Informationen Bringschuld (aktiv teilen) und welche Holschuld (selbst beschaffen) sind. Dokumentiere diese Regeln für jeden wichtigen Prozess und stelle sicher, dass alle Beteiligten sie kennen.

Praxistipp: Erstelle eine einfache Matrix, die für jeden Prozessschritt zeigt, wer was wann kommunizieren muss. Halte sie in SharePoint für alle zugänglich.

2. Nutze das richtige Tool für den richtigen Zweck

Nicht jedes Kommunikationsmittel eignet sich für jede Information. Definiere klar:

• Was gehört in E-Mails? 
• Was wird in Teams besprochen? 
• Was wird in SharePoint dokumentiert? 
• Wann ist ein persönliches Gespräch notwendig? 

Praxistipp: Microsoft Outlook eignet sich hervorragend für Abstimmungen mit externen Beteiligten, die kein Zugang zu eurer MS 365 Welt haben,  Microsoft Teams für schnelle Absprachen, während SharePoint der ideale Ort für dauerhafte Dokumentation ist. Alle Themen, in denen nicht eine Meinung vorherrscht oder die Meinungen anderer unklar sind oder bei denen Unmut aufkommen könnte etc., sollten zunächst in einem persönlichen Gespräch geklärt werden. 

3. Implementiere regelmäßige Kommunikationsrhythmen

Etabliere feste Kommunikationsroutinen, die Verlässlichkeit schaffen:

• Tägliche Kurz-Updates (15 Min.)
• Wöchentliche Teambesprechungen
• Monatliche Abteilungsrunden
• Quartalsweise Unternehmensupdates

Praxistipp: Halte Meetings kurz und fokussiert. Ein 15-minütiges (online) Stand-up kann effektiver sein als ein zweistündiges Sitzmarathon. Und führe diese Form der Kommunikation diszipliniert durch. 

4. Schaffe Transparenz durch zentrale Informationsplattformen

Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind.

Praxistipp: Richte in SharePoint Startseiten für das Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen, Führungskräfte und zu weiteren übergreifenden Themen ein, in dem alle wichtigen Prozesse, Richtlinien und Entscheidungen dokumentiert sind. So vermeidest du, dass Wissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter existiert.

5. Nutze die Kraft von Teams-Threads für themenbezogene Kommunikation

Mit dem Thread-Feature in Microsoft Teams kannst du themenbezogene Konversationen führen, statt im endlosen Chat-Strom unterzugehen.

Praxistipp: Ermutige deine Teams, für jedes wichtige Thema einen eigenen Thread zu erstellen. So können auch Teilzeitkräfte oder Mitarbeitende nach dem Urlaub leicht den Überblick behalten.

6. Etabliere eine Feedback-Kultur

Schaffe eine Atmosphäre, in der offenes Feedback willkommen ist – in alle Richtungen.

Praxistipp: Führe regelmäßige Feedback-Runden ein, bei denen nicht nur die Führungskraft, sondern auch das Team Rückmeldung geben kann. Nutze dafür anonyme Umfragen in Microsoft Forms.

7. Visualisiere komplexe Informationen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – das gilt besonders für komplexe Prozesse oder Daten.

Praxistipp: Nutze Power BI für Dashboards, die wichtige Kennzahlen visualisieren, oder erstelle einfache Prozessdiagramme in Visio, die in SharePoint eingebunden werden können.

8. Sorge für barrierefreie Kommunikation

Stelle sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu wichtigen Informationen haben – unabhängig von ihrem Standort, ihrer Position oder möglichen Einschränkungen.

Praxistipp: Nutze die Barrierefreiheits-Features von Microsoft 365, wie automatische Untertitel in Teams-Meetings oder Vorlesefunktionen in SharePoint.

9. Reduziere E-Mail-Flut durch intelligente Alternativen

E-Mails sind oft ineffizient und führen zu überfüllten Postfächern. Suche nach Alternativen.

Praxistipp: Verlagere interne Kommunikation weitgehend in Teams. Nutze Planner für Aufgabenverwaltung und SharePoint für Dokumentenaustausch statt E-Mail-Anhänge. Verlinke auf den SharePoint Startseiten auf Dokumente. Wenn deine Seite als „Neuigkeitenbeitrag“ formatiert ist, werden alle Mitarbeitenden, die mindestens Leserechte haben, über die neue oder aktualisierte Seite informiert. 

10. Überprüfe und optimiere regelmäßig deine Kommunikationsstrukturen

Kommunikationsstrukturen sind nicht in Stein gemeißelt – sie müssen mit deinem Unternehmen mitwachsen.

Praxistipp: Führe halb- oder jährliche Kommunikations-Audits durch, bei denen du gemeinsam mit deinem Team überprüfst, ob die bestehenden Strukturen noch funktionieren oder angepasst werden müssen.

Wie Microsoft 365 deine interne Kommunikation revolutioniert

Die Microsoft 365-Umgebung bietet zahlreiche Tools, die deine interne Kommunikation auf ein neues Level heben können:

1. Microsoft Teams als zentraler Kommunikationshub

Teams vereint Chat, Videokonferenzen, Dateiaustausch und Zusammenarbeit in einer Plattform. Das neue Thread-Feature hilft dabei, Gespräche thematisch zu organisieren und macht es leichter, den Überblick zu behalten.

2. SharePoint als Wissensdatenbank und Intranet

In SharePoint kannst du ein umfassendes Unternehmens-Wiki aufbauen, das alle wichtigen Prozesse, Richtlinien und Wissensressourcen enthält. Die Integration mit Teams macht den Zugriff besonders einfach.

3. Power Automate für automatisierte Kommunikationsflüsse

Mit Power Automate kannst du Kommunikationsprozesse automatisieren – von einfachen Benachrichtigungen bis hin zu komplexen Freigabeworkflows.

4. Power BI für datengestützte Kommunikation

Power BI ermöglicht es dir, Daten anschaulich zu visualisieren und so komplexe Zusammenhänge verständlich zu kommunizieren.

Fazit: Der Weg zu einer begeisternden internen Kommunikation

Eine durchdachte interne Kommunikation ist kein Luxus, sondern die Grundlage für effiziente Prozesse und zufriedene Mitarbeitende. Mit den vorgestellten 10 Tipps und den richtigen Tools aus der Microsoft 365-Welt kannst du eine Kommunikationskultur schaffen, die nicht nur Informationen vermittelt, sondern auch Begeisterung weckt.

Denk daran: Die perfekte Kommunikationsstruktur ist nie fertig, sondern entwickelt sich ständig weiter – genau wie dein Unternehmen.

Wie steht es um die Kommunikationsregeln in deinem Unternehmen? Hast du klare Hol- und Bringschulden definiert? Teile deine Erfahrungen gerne in den Kommentaren!

FAQ: Interne Kommunikation optimieren

Wie erkenne ich, ob meine interne Kommunikation verbesserungswürdig ist?

Typische Anzeichen sind häufige Missverständnisse, wiederholte Nachfragen zu bereits kommunizierten Themen, Informationssilos und ein Gefühl von „nicht informiert sein“ bei Mitarbeitenden. Eine anonyme Umfrage kann helfen, den Status quo zu ermitteln.

Welche Kommunikationskanäle eignen sich für welche Art von Informationen?

Dringende, kurze Infos eignen sich für Teams-Chats, komplexere Themen für Meetings oder Videocalls. Dauerhafte Dokumentation gehört in SharePoint, während E-Mails sich für formelle externe Kommunikation eignen. Erstelle einen klaren Kommunikationsleitfaden für dein Unternehmen.

Wie kann ich eine bessere Meetingkultur etablieren?

Definiere klare Ziele für jedes Meeting, versende vorab eine Agenda, halte die Dauer kurz und dokumentiere Ergebnisse und nächste Schritte. Überlege bei jedem Meeting: Könnte dieses Anliegen auch anders gelöst werden (z.B. durch einen Teams-Chat)?

Wie integriere ich Teilzeitkräfte optimal in die Kommunikationsflüsse?

Sorge für eine gute Dokumentation in SharePoint und nutze asynchrone Kommunikationsmittel wie Teams-Threads. Stelle sicher, dass wichtige Entscheidungen nicht nur in Meetings getroffen werden, die Teilzeitkräfte verpassen könnten.

Wie messe ich den Erfolg meiner internen Kommunikation?

Führe regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durch, beobachte die Anzahl der Missverständnisse und Fehler, und achte auf die Geschwindigkeit, mit der Informationen im Unternehmen fließen. Ein guter Indikator ist auch, wie oft Mitarbeitende angeben, wichtige Informationen „nicht mitbekommen“ zu haben.

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*Dieser Artikel wurde von Anne von Brockhausen verfasst, Gründerin der NORM.KONFORM GmbH und Expertin für Qualitätsmanagement und digitale Zusammenarbeit. Seit 2009 unterstützt sie Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und Managementsysteme digital abzubilden.*