In SharePoint steckt mehr als nur ein Dateiablagesystem – entdecke, wie Du mit Microsoft 365 die Effizienz Deines Unternehmens revolutionieren kannst.
Kennst Du diese Situation?
Du sitzt in einem Meeting und jemand fragt nach einem wichtigen Dokument. Alle schauen sich ratlos an. „Das müsste auf dem Laufwerk H sein… oder war es doch im E-Mail-Anhang von letzter Woche?“ Und schon beginnt die Suche – wertvolle Zeit geht verloren, während Frustration sich breit macht.
Oder Dein Unternehmen steht vor einer ISO-Zertifizierung und plötzlich herrscht Panik: Wo sind all die Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Nachweise? Wie soll das alles in der kurzen Zeit noch organisiert werden?
Und es geht noch so viel mehr: digitale Workflows, automatisiert erstellte Berichte, attraktive Umfragen, deren Ergebnisse direkt in eine Liste übertragen und ausgewertet werden, internes Communitymanagement usw.
In diesem Artikel erfährst Du:
- Warum SharePoint und Microsoft 365 die ideale Lösung für diese alltäglichen Probleme sind
- Wie Du überzeugend argumentierst, um Deinen Chef für diese Werkzeuge zu gewinnen
- Welche konkreten Vorteile sich für verschiedene Abteilungen ergeben
- Wie Du mit SharePoint ein ISO-konformes Managementsystem in nur 4 Wochen aufbauen kannst
Was ist SharePoint eigentlich – und warum sollte es Dein Unternehmen nutzen?
SharePoint ist weit mehr als nur ein Ort zum Speichern von Dateien. Es ist eine umfassende Plattform zur Zusammenarbeit, zum Wissensmanagement und zur Prozessautomatisierung innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Stell Dir SharePoint als das „Betriebssystem“ Deines Unternehmens vor – ein zentraler Ort, an dem alle wichtigen Informationen, Prozesse und Werkzeuge zusammenkommen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Dokumentenmanagement: Zentrale, strukturierte Ablage mit Versionierung und gleichzeitigem Bearbeiten
- Intranet-Funktionen: Unternehmensnachrichten, Abteilungsseiten, Wissensdatenbanken
- Prozessautomatisierung: Mit Power Automate Workflows erstellen und Routineaufgaben automatisieren
- Umfragen: Mit Forms erstellst Du Umfragen, die über Workflows in eine SharePoint Liste übernommen und mit dem Power BI professionell ausgewertet werden
- Berichterstellung: Mit Power BI Daten visualisieren und Entscheidungsgrundlagen schaffen
- Interne Kommunikation: Mit Viva Engage erfolgt eine zielgerichtet Kommunikation
- Zeitmanagement: Mit dem Planner wird die Abarbeitung der vielen kleinteiligen Aufgaben übersichtlich gesteuert
- Integration: Nahtlose Verbindung mit Teams, Outlook, OneDrive und anderen Microsoft-Diensten
Warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Remote-Arbeit, hybride Modelle und digitale Zusammenarbeit sind keine vorübergehenden Trends mehr, sondern die neue Normalität. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Unternehmen in Bezug auf Compliance, Nachhaltigkeit und Effizienz.
Die alte Arbeitsweise mit Netzlaufwerken, E-Mail-Anhängen und isolierten Excel-Listen ist diesen Herausforderungen nicht mehr gewachsen. Unternehmen, die jetzt nicht umdenken, riskieren:
- Produktivitätsverluste durch ineffiziente Prozesse
- Schwierigkeiten bei der Gewinnung und Bindung von Talenten
- Probleme bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen
- Nachteile im Wettbewerb mit digital fortschrittlicheren Konkurrenten
Die 5 überzeugendsten Argumente für Deinen Chef
1. Zeit- und Kostenersparnis durch effizientere Prozesse
Zeige Deinem Chef konkrete Zahlen: Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 20-30 Minuten täglich mit der Suche nach Informationen. Bei 20 Mitarbeitern und einem durchschnittlichen Stundensatz von 50€ entspricht das:
20 Mitarbeiter × 0,5 Stunden × 50€ × 220 Arbeitstage = 110.000€ pro Jahr!
Mit SharePoint reduzierst Du diese Suchzeit drastisch, da Dokumente zentral, strukturiert und mit leistungsstarker Suchfunktion verfügbar sind.
2. ISO-Zertifizierung leicht gemacht
Für viele Unternehmen ist die ISO-Zertifizierung ein notwendiges, aber oft schmerzhaftes Projekt. Mit einer Lösung wie WIKIpro in SharePoint kann dieser Prozess radikal vereinfacht werden:
- Vorkonfigurierte Strukturen für ISO 9001, 14001 und 45001
- Bereits 80% der notwendigen Dokumentation und Workflows vorbereitet
- In nur 4 Wochen zum zertifizierungsreifen System statt 3-6 Monate bei konventionellem Vorgehen
- Deutlich reduzierter Wartungsaufwand nach der Zertifizierung
3. Verbesserte Zusammenarbeit und Wissensmanagement
In einer Zeit, in der Wissen zum wichtigsten Kapital wird, bietet SharePoint die Möglichkeit, dieses Wissen zu bewahren und zugänglich zu machen:
- Zentrale Wissensdatenbank, die nicht verloren geht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
- Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch klare Dokumentation
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ohne Informationssilos
- Reduktion von Redundanzen und widersprüchlichen Informationen
4. Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
SharePoint wächst mit Deinem Unternehmen und passt sich an veränderte Anforderungen an:
- Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Implementation
- Erweiterbar durch Apps und Integrationen
- Regelmäßige Updates durch Microsoft sorgen für Aktualität und Sicherheit
- Cloudbasierte Lösung reduziert IT-Infrastrukturkosten
5. Bereits bezahlt! (Wenn ihr Microsoft 365 nutzt)
Ein besonders schlagendes Argument: Wenn Dein Unternehmen bereits Microsoft 365 Business oder Enterprise Lizenzen hat, ist SharePoint bereits enthalten! Ihr bezahlt also bereits für ein leistungsstarkes Tool, das ihr nicht nutzt.
SharePoint für verschiedene Abteilungen:
So profitiert jeder
Im nächsten Schritt solltest Du für die verschiedenen Bereiche in Deinem Unternehmen konkrete Beispiele auflisten:
Für die Geschäftsführung
Die Geschäftsleitung erhält endlich den lang ersehnten Überblick:
- Dashboards mit KPIs und wichtigen Unternehmenskennzahlen auf einen Blick
- Transparenz über Projekte und Prozesse
- Reduziertes Risiko durch bessere Dokumentation und Compliance
- Mehr Zeit für strategische Aufgaben statt operativem Mikromanagement
- Automatisierte Freigabeprozesse sparen zahllose E-Mails ein
Für das Qualitätsmanagement
QM-Beauftragte können aufatmen:
- Drastisch reduzierter Dokumentationsaufwand durch automatisierte Workflows
- Einfache Verteilung und Aktualisierung von Prozessdokumenten
- Automatisierte Erinnerungen für wiederkehrende Aufgaben
- Auditfähige Nachweise auf Knopfdruck
Für die IT-Abteilung
Auch die IT profitiert, entgegen der häufigen Befürchtung von Mehraufwand:
- Reduzierter Support-Aufwand durch selbsterklärende Strukturen
- Weniger „Schatten-IT“ und wilde Lösungen in den Fachabteilungen
- Verbesserte Datensicherheit durch zentrale Verwaltung
- Einfachere Berechtigungsverwaltung
Für alle Mitarbeiter
Die größten Gewinner sind oft die Mitarbeiter im Tagesgeschäft:
- Schneller Zugriff auf relevante Informationen
- Weniger Rückfragen und Unterbrechungen
- Klarere Prozesse und Verantwortlichkeiten
- Bessere Integration von Remote- und Büroarbeit
- Digitale Workflows übernehmen stupide, kleinteilige und fehleranfällige Workflows
- Weniger E-Mail-Schreiben durch automatisierte Prozesse
- Weniger E-Mails im Posteingang
- Erinnerung an alle zu erledigende To-Do`s – Wichtig: Der Kopf wird von unnötigen Gedanken „Ich muss unbedingt an x denken.“ befreit und kann sich auf sein eigentliche Arbeit konzentrieren.
Vom Konzept zur Umsetzung: So geht’s konkret
Schritt 1: Bedarfsanalyse
Bevor Du Deinen Chef ansprichst, solltest Du die aktuellen Schmerzpunkte im Unternehmen identifizieren:
- Wo verlieren Mitarbeiter am meisten Zeit?
- Welche wiederkehrenden Probleme gibt es in der Kommunikation?
- Welche regulatorischen Anforderungen muss das Unternehmen erfüllen?
- Welche Prozesse könnten durch Automatisierung verbessert werden?
Am sinnvollsten wäre hier eine Umfrage via Forms – auch eins dieser „kostenlosen“ Micorsoft Tools.
Schritt 2: Das Gespräch mit dem Chef vorbereiten
Bereite eine kurze, aber schlagkräftige Präsentation vor:
- Zeige konkrete Probleme und deren Auswirkungen auf das Geschäft
- Präsentiere SharePoint als Lösung mit klarem ROI
- Stelle einen realistischen Implementierungsplan vor
- Bereite Antworten auf mögliche Einwände vor
Nutze am besten auch Screenshots mit Umsetzungsbeispielen. Falls Du im Internet nichts findest, spreche uns gerne an und wir stellen Dir eine geeignete Präsentation zur Verfügung!
Schritt 3: Die richtige Implementierungsstrategie wählen
Es gibt verschiedene Wege, SharePoint einzuführen:
- Der Komplettansatz: Mit einer Lösung wie WIKIpro erhältst Du ein vorkonfiguriertes System, das in nur 4 Wochen einsatzbereit ist
- Der schrittweise Ansatz: Beginne mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung und erweitere nach und nach
- Der hybride Ansatz: Starte mit einem Kernbereich wie dem Qualitätsmanagement und integriere weitere Funktionen nach Bedarf
Wichtig: In diesem Schritt solltet Ihr euch eine geeignete Struktur überlegen. Ohne diese Planung kann hinterher viel falsch laufen und ihr verschwendet unnötig Zeit. Überlegt euch:
- Wie soll SharePoint inhaltlich aufgebaut sein?
- Wie soll SharePoint technisch aufgebaut sein?
- Wie sollen die Benutzerberechtigungen aufgebaut sein?
Danach kommt dann die Einführung der anderen Tools. Vor allem Planner macht ihr als eins der nächsten Tools Sinn.
Braucht Ihr Moderation bei der Erarbeitung der Struktur? Falls ja, meldet Euch gerne bei uns.
Schritt 4: Mitarbeiter einbinden und schulen
Der wichtigste Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz durch die Mitarbeiter:
- Kommuniziere klar die Vorteile für jeden Einzelnen
- Biete ausreichend Schulungen und Support an
- Hole frühzeitig Feedback ein und passe das System entsprechend an
- Feiere und kommuniziere Erfolge und Verbesserungen
Fallbeispiel: ISO-Zertifizierung mit SharePoint
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen stand vor der Herausforderung, innerhalb weniger Monate ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 aufzubauen und zu zertifizieren. Die bisherige Dokumentation war unvollständig und über verschiedene Systeme verstreut.
Mit WIKIpro in SharePoint gelang es dem Unternehmen:
- In nur 4 Wochen ein strukturiertes QM-System aufzubauen
- Alle relevanten Dokumente und Prozesse zentral zu organisieren
- Automatisierte Workflows für Dokumentenfreigaben und Schulungsnachweise einzurichten
- Das Audit beim ersten Versuch erfolgreich zu bestehen
Dank der Unterstützung von NORM.KONFORM mussten wir uns das notwendige Fachwissen nicht erst aufwendig aneignen, sondern verdienten in der gleichen Zeit durch die Konzentration auf das Tagesgeschäft mehr Geld als uns die Beratung gekostet hat. In den deutlich strengeren Kundenaudits beeindruckten wir – trotz unserer kleinen Mannschaft – die große Automobilzulieferer durch unsere Produktqualität und das digitale Managementsystem.
Andreas Kemper, Geschäftsführender Gesellschafter der TAG Chemicals GmbH – Zertifiziert nach ISO 9001 + 14001
Häufige Einwände und wie Du sie entkräftest
„Das ist doch viel zu komplex für uns“
Deine Antwort: „Mit der richtigen Unterstützung ist SharePoint erstaunlich einfach einzuführen. Lösungen wie WIKIpro bieten bereits vorkonfigurierte Strukturen, die wir nur an unsere Bedürfnisse anpassen müssen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und vertraut, da sie Teil der Microsoft-Umgebung ist, die wir bereits nutzen.“
„Wir haben keine Zeit für so ein Projekt“
Deine Antwort: „Gerade deshalb ist SharePoint die richtige Lösung. Mit WIKIpro können wir in nur 4 Wochen ein funktionierendes System haben, statt monatelang ein eigenes zu entwickeln. Und langfristig sparen wir enorm viel Zeit durch effizientere Prozesse und weniger Suchaufwand.“
„Unsere Mitarbeiter werden das nicht akzeptieren“
Deine Antwort: „Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter Systeme annehmen, die ihnen echte Vorteile bieten. SharePoint reduziert Frustration durch klare Strukturen und einfachen Informationszugang. Zudem ist die Einarbeitung leicht, da viele bereits mit anderen Microsoft-Produkten vertraut sind.“
„Das ist bestimmt teuer“
Deine Antwort: „Wenn wir Microsoft 365 bereits nutzen, haben wir SharePoint schon bezahlt! Die Implementierungskosten sind überschaubar, besonders im Vergleich zu Spezial-Software für Qualitätsmanagement. Der ROI zeigt sich schnell durch Zeitersparnis und vermiedene Fehler.“
FAQ: SharePoint und Microsoft 365 für Unternehmen
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Online und SharePoint Server?
SharePoint Online ist die cloudbasierte Version, die Teil von Microsoft 365 ist. SharePoint Server ist die On-Premises-Lösung, die auf eigenen Servern installiert wird. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist SharePoint Online die bessere Wahl, da keine eigene Infrastruktur benötigt wird und Updates automatisch eingespielt werden.
Können wir SharePoint auch nutzen, wenn wir nicht vollständig auf die Cloud umsteigen wollen?
Ja, hybride Ansätze sind möglich. Ihr könnt SharePoint Online für bestimmte Bereiche wie das Qualitätsmanagement nutzen, während andere Systeme zunächst bestehen bleiben. Microsoft bietet zudem verschiedene Hybridlösungen an, die On-Premises- und Cloud-Komponenten verbinden.
Wie sicher sind unsere Daten in SharePoint Online?
Microsoft investiert Milliarden in die Sicherheit seiner Cloud-Dienste. SharePoint Online bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung, detaillierte Berechtigungssteuerung und regelmäßige Sicherheits-Updates. Die Datenzentren entsprechen höchsten Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen.
Wie lange dauert die Einführung von SharePoint typischerweise?
Die Dauer hängt vom Umfang und der gewählten Implementierungsstrategie ab. Mit einem moderierten Struktur-Workshop und den ISO-Vorlagen von WIKIpro sind wir in 2 x vier Wochen mit dem Projekt durch. Bei individuellen Lösungen oder unternehmensweiten Rollouts sollten 2-6 Monate eingeplant werden.
Wie integriert sich SharePoint mit anderen Microsoft-Anwendungen?
SharePoint ist tief in das Microsoft 365-Ökosystem integriert. Dokumente können direkt aus Teams heraus bearbeitet werden, Outlook-E-Mails lassen sich in SharePoint-Bibliotheken speichern, Power Automate automatisiert Workflows zwischen den Anwendungen, und Power BI visualisiert Daten aus SharePoint-Listen.
Fazit: SharePoint als Schlüssel zur digitalen Transformation
In einer Zeit, in der Unternehmen agiler, effizienter und compliance-konformer arbeiten müssen, bietet SharePoint als Teil der Microsoft 365-Umgebung eine ideale Plattform für die digitale Transformation. Von der Geschäftsführung bis zum einzelnen Mitarbeiter profitieren alle Ebenen des Unternehmens von strukturierten Prozessen, zentralem Wissensmanagement und automatisierten Workflows.
Besonders für Unternehmen, die vor Herausforderungen wie ISO-Zertifizierungen stehen, bietet eine Lösung wie WIKIpro in SharePoint einen schnellen und unkomplizierten Weg, diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern.
Der erste Schritt ist oft der schwerste – aber mit den richtigen Argumenten und einer klaren Strategie kannst Du Deinen Chef überzeugen, dass SharePoint und Microsoft 365 nicht nur nice-to-have Tools sind, sondern unverzichtbare Werkzeuge für den Unternehmenserfolg in der digitalen Ära.
Dein nächster Schritt
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